Firemní akce se může plánovat měsíce. Program, hosté, branding, catering.
Ale jestli chcete slyšet pravdu: hosté si většinou nejvíc zapamatují, jak chutnalo. Jídlo i kafe.
A jak dlouho na něj čekali. Kávový catering není drobnost. Je to první i poslední věc, kterou drží lidi v ruce
– často i několikrát denně.
My jsme si to odžili. Desítky akcí, stovky šálků, tisíce drobných detailů. A dneska vám ukážeme, jak si to celé
můžete ušetřit.
Tady je první díl našeho tříčlánkového seriálu. Začneme od úplného základu: výběr kávy, domluva s dodavatelem
a co všechno si pohlídat ještě předtím, než dorazí první host.
1. Káva není detail. Je to součást vaší akce
Už jsme na eventech viděli mnohé.
Espresso, které chutnalo jako guma z tiskárny, překyselený filtr jen pro fajnšmekry, který nikdo nechtěl pít,
i stánek s výběrovkou, kde se po prvním šálku tvořily fronty až do sálu.
Jakou kávu vybrat?
Na eventech většinou vítězí:
- vyvážené, čokoládové a sladší profily, které sednou i lidem, co výběrovku nepijí denně
- arabica (ideálně z Latinské Ameriky – např. Brazílie, Kolumbie, Nikaragua)
- blend nebo jemnější single origin, ale s nízkou aciditou
Naše doporučení:
Zkuste naše Illegal beans Deskpresso – 70 % Nikaragua, 30 % Brazílie
Profil: kakao, vlašské ořechy, jemná sladkost, nízká acidita
Funguje skvěle jak v espressu, tak s mlékem.
Případně jednodruhovku Brazílie Fazenda do Salto
Profil: rumové pralinky, mon cheri, čokoládový fondán
Chutná jako dezert bez výčitek.
❗ Vyhněte se silně ovocným naturálům, pokud nevíte, že hosté jsou zvyklí na výběrovku. U běžného
publika může výrazná acidita působit “nedopečeně”.
Na co se dodavatele kávy zeptat?
✅ Jakou kávu používáte na eventy a proč zrovna tu?
✅ Je to 100% arabica? Má blend stabilní chuťový profil?
✅ Jakou úroveň pražení volíte? (Na eventech funguje medium roast – vyvážený mezi sladkostí a tělem)
✅ Nabízíte i bezkofein a rostlinné alternativy?
✅ Můžeme ochutnat vzorek před akcí?
Ideální je domluvit si ochutnávku. Pokud to dodavatel nenabízí, zbystřete.
Tip z praxe:
Na většině akcí hosté oceňují, když káva chutná „známě dobře“ – něco mezi skvělou hotelovou snídaní
a kavárenskou klasikou. Nechcete nikoho šokovat. Chcete je jemně potěšit.
2. Umístění stánku rozhoduje o všem
Můžete mít sebelepší kávu, ale když ji lidi nenajdou, je to, jako byste ji neměli.
Na několika akcích jsme zažili, že barista stál ve vedlejší místnosti, kam museli hosté složitě hledat cestu.
Výsledek? Polovina si šla radši pro čajový sáček a kávu si našli až při odchodu.
Ideální umístění:
✔ Blízko vstupu nebo u hlavní přestávkové zóny
✔ V místě, kde se lidé přirozeně shlukují (foyer, networking)
✔ Mimo hlavní průchod nebo únikovou trasu
✔ V dosahu vody a elektřiny
Tip: Neumisťujte stánek do tiché zóny nebo vedle pódia – mlýnek a kávovar jsou hlučnější, než čekáte.
Plánujte i prostor okolo:
- 3–4 metry před barem pro frontu
- Zázemí za baristu (odpad, voda, kelímky)
- Boční stůl jako „odkládací zóna“ – cukr, víčka, promomateriály
- Místo pro pohyb – lidé si často berou kávu ve dvou a pak postávají poblíž
Tip z praxe:
Větší akce potřebují víc než jedno kávové místo. Ideálně jedno u vstupu, jedno u hlavního sálu
a třeba jedno nahoře u workshopů.
3. Domluva s dodavatelem? Do puntíku.
Čím míň věcí se bude řešit na místě, tím líp pro vás.
Ať už jde o časový harmonogram, technické požadavky nebo očekávání, dobrá příprava ušetří stres
na obou stranách.
Co si s baristou probrat dopředu:
✅ Počet hostů a typ akce
(Malý workshop = jiný rytmus než velká konference pro 500 lidí)
✅ Časy největších náporů
(Např. 9:00 příchod, 10:30 pauza, 13:00 po obědě, 15:30 odpolední káva)
✅ Délka provozu
(Celý den? Jen pauzy? Nebo kontinuální přítomnost baristy?)
✅ Přístup na místo
(Jak se dostane dovnitř? Kde zaparkuje? Máte pro něj jméno u recepce?)
✅ Kdo je na místě kontaktní osoba
(Ideálně někdo, kdo ví, kde je elektřina, voda a komu volat, když se něco pokazí)
✅ Čas příjezdu a čas potřebný na přípravu
(Profesionální kávovar potřebuje min. 30 minut zahřátí, raději víc)
Nezapomeňte se zeptat:
✔ Co všechno má v ceně (káva, mléko, kelímky, ovesné mléko, bezkofein?)
✔ Co si přiveze sám a co potřebuje od vás
✔ Jak řeší monitoring, pokud platíte určitý počet káv (číslování, čárky, kelímky)
✔ Co se stane, když dojde elektřina, voda nebo se opozdí příjezd
Tip z praxe:
Na každou druhou akci někdo zapomene nahlásit baristu na recepci. A on pak 15 minut vysvětluje,
že má být uvnitř. Nezapomeňte ho oficiálně nahlásit a dát mu číslo na někoho uvnitř.
4. Technické podmínky: bez vody a elektřiny to nepoteče
Kávovar není varná konvice.
Potřebuje stabilní proud, dvě samostatné zásuvky a vodu.
A taky místo – víc, než si myslíte.
Zkontrolujte:
✅ Jsou v místě alespoň dvě zásuvky na oddělených okruzích?
(Min. 230 V / 16 A – kávovar + mlýnek)
✅ Jak daleko jsou zásuvky od místa, kde bude stát stánek?
(Bude potřeba prodlužka? Zajistíte ji vy, nebo barista?)
✅ Je na místě voda, nebo bude třeba přinést barel?
(A má tam barista kam odkládat použitou vodu?)
✅ Kolik místa kolem stánku je k dispozici?
(Včetně zázemí, prostoru na pohyb a frontu hostů)
✔ Kabely, které vedou napříč chodbou, přelepte nebo zafixujte. Ať o ně nikdo nezakopne.
✔ Pokud je akce venku, myslete na nerovný terén, stín, déšť a přístup k vodě.
Tip z praxe:
V coworkingu, kde jsme jednou byli, nešla zásuvka. Naštěstí jsme měli s sebou dlouhou
prodlužovačku a mohli jsme se zapojit do jiného okruhu. Hosté si ničeho nevšimli, a o to jde.
5. Kolik to bude stát? A kdo co platí?
Cenotvorba je častý kámen úrazu.
Někdo čeká, že „za pět litrů uděláte kafe pro sto lidí“. Jiný neví, jestli platí host, nebo firma.
Jaké modely fungují:
✔ Flat fee: předem domluvený počet káv na fakturu (např. 300 káv za 12 000 Kč)
✔ Open bar: hosté si platí sami – vhodné pro veřejné akce
✔ Hybrid: firma platí základ (např. 200 káv), zbytek doplácí hosté
✔ All-inclusive: neomezené množství, větší budget, méně stresu
Ptejte se:
- Jak barista počítá kávu? (čárky, kelímky, počítadlo na stroji?)
- Co se stane, když překročíte počet? (pozdrží se obsluha? doplatí se?)
- Zahrnuje cena i mléko, rostlinné alternativy, úklid, přípravu?
- Započítává se i čas příjezdu a odjezdu?
Tip z praxe:
Dobrý dodavatel vám dá nabídku na míru. Ale když vám někdo napíše, že 300 káv udělá za 3 000 Kč,
raději se zeptejte, co přesně v tom je.
Nezapomeňte: Co promyslet ještě předtím, než se zapne kávovar
- Jakou kávu chcete? A proč zrovna tu?
- Kde bude stánek? A kdo o něm ví?
- Kdo se s baristou domluvil? A kdo mu otevře dveře?
- Kam se zapojí, odkud vezme vodu, kde vyhodí odpad?
- Kolik to bude stát – a kdo to platí?
Co vás čeká příště?
V příštím dílu půjdeme do provozní reality.
Kolik káv zvládne jeden barista? Jak nastavit časy, kapacitu, plynulost? A jak z kávového koutku
udělat místo, kde se tvoří networking, ne jen fronta?
Chystáte event nebo potřebujete kafe do podniku?
Rádi se o to postaráme.