První díl jsme zakončili momentem, kdy všechno stojí připravené: káva vybraná, barista na místě, zásuvka drží, rozpočet spočítán.
Ale teď přichází realita provozu. Ráno, příchod hostů, první nápor a pauza po obědě.
Tohle je ten moment, kdy se láme chleba. First crack, chcete-li.
Druhá část našeho seriálu je o tom, jak nastavit časování, kapacitu, plynulost a atmosféru.
A taky o tom, proč se vyplatí mít vedle baru stůl, hrát decentní jazz a myslet i na to, kolik toho stihne jeden člověk za kávovarem.
6. Načasování: káva musí být dostupná ve správný moment
Není nic horšího než přijít na konferenci v 9 ráno a zjistit, že káva bude až „v pauze v 10:30“.
Lidi ji chtějí ve chvíli, kdy dorazí. Po cestě, před registrací, mezi přednáškami, po obědě.
Kdy kávu rozhodně mít k dispozici:
- Před začátkem programu – ideálně už od otevření registrace
- Dopolední coffee break – nejčastěji kolem 10:30
- Po obědě – mezi 13:00–14:00, kdy se dostavuje útlum
- Odpolední pauza – mezi 15:30–16:00
- Během networkingu nebo čekání na začátek workshopu
Jak to domluvit s dodavatelem:
✅ Dejte přesné časy, kdy má být barista připraven
✅ Dohodněte, jestli má být přítomný po celou dobu, nebo jen ve vybraných blocích
✅ Pokud není přítomný nepřetržitě, dejte hostům jasně vědět, kdy káva bude (do programu, úvodní slovo, značení)
💡 Tip z praxe:
Máte v programu dlouhé bloky bez pauz? Zařaďte kávu radši o 10 minut dřív, než lidi začnou odpadat. A ranní káva u registrace pomáhá překlenout zpoždění a zklidnit dav.
7. Kapacita: jeden barista nedokáže zázraky
Kolik káv zvládne jeden člověk během pauzy? Míň, než si myslíte.
Fronta na 80 lidí, jeden stroj, jeden barista = ztracená pauza.
Průměrná kapacita:
- Jeden zkušený barista → cca 50 káv / hod
- Při 15min pauze → cca 12–15 káv
- Dva baristé → cca 100–120 káv / hod
Co z toho vyplývá?
✅ Máte 100 hostů a 15min pauzu? Potřebujete minimálně dva baristy nebo delší pauzu
✅ U velkých akcí zvažte kombinaci espresso bar + batch brew (filtrovaná káva v termosce)
✅ Při větším náporu se vyplatí dočasné posílení – druhý barista jen na špičku
💡 Tip z praxe:
Nejčastější chyba? Pořadatel objedná „kávu pro 200 lidí“, ale počítá jen s jedním baristou. Lepší je mít dva na hodinu než jednoho, co se nestíhá ani nadechnout.
8. Atmosféra: hudba, prostor, přívětivost
Káva není jen šálek, ale moment klidu. A taky šance na networking, small talk, fotku… nebo jen nádech mezi slidy.
Co pomáhá:
- Malý reprák s chill-hopem nebo jazzem – decentní, nepřehlušuje
- Boční stůl – na cukr, víčka, vodu, promo materiály
- Prostor pro pohyb – žádné tlačenice
- Milá, ale efektivní obsluha – pozdraví, nezdržuje
- Latte art nebo jednoduchý název drinku – zapamatovatelný moment
💡 Tip z praxe:
Na jedné HR konferenci jsme pojmenovali filtrovanou Kolumbii „Tekutý deadline“. Půlka účastníků si ji šla vyzkoušet jen kvůli názvu. Branding je i v kelímku.
9. Hygiena: čistý bar nestačí. Musí být čistý i provoz
Host si možná nevšimne, že chybí mléko. Ale všimne si, že barista šlehá v konvičce, co se celý den nemyla.
Co si pohlídat:
✔ Oplach konviček – ideálně na baru nebo poblíž
✔ Možnost vypláchnout nádobí mezi pauzami (ne nosit je na WC)
✔ Utěrky, čistá voda, náhradní konvičky
✔ Čisté ruce, pracovní plocha, uspořádané zázemí
💡 Tip z praxe:
Na venkovních akcích je hygiena často přehlížená. Ale zrovna v horku a s mlékem je to kritické.
Lepší je říct si o dřez nebo kuchyňku, než nosit oplach do toitoiky.
Shrnutí: co si pohlídat během provozu?
- Kdy přesně bude káva dostupná?
- Kolik lidí barista zvládne? A kolik jich reálně přijde?
- Má barista prostor, hudbu, stůl, zázemí?
- Jak vypadá bar – čistě, nebo jako výčep po festivalu?
- Je atmosféra přívětivá, nebo je to jen fronta na kofein?
Co vás čeká příště?
Ve třetím, závěrečném, díle se podíváme na to, co většina lidí neřeší. A pak toho litují.
Kam se hází pecky z kávovaru? Kdo odveze odpad? Co dělat, když vypadne proud?
A proč se vyplatí investovat do brandovaných kelímků?
Sledujte nás a nenechte si ujít 3. díl: Co řeší jen ti nejlepší (a díky tomu to vypadá, že to dělají dvacet let).